Datenschutz

Safe!hints ist unser Hinweisgebersystem. Über safe!hints können Beschäftigte, Kund*innen, Geschäftspartner*innen oder sonstige hinweisgebende Personen Verdachtsfälle von Verstößen gegen Gesetze und interne Regeln an die interne Meldestelle melden. Safe!hints ist Teil unseres Compliance Management Systems.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist (nachfolgend auch Organisation):

Seppeler Holding & Verwaltungs GmbH & Co. KG, Bahnhofstraße 55, 33397 Rietberg, info-holding@seppeler.de; vertreten durch Nina Seppeler, Stefan Neese und Thomas Weise.

Entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtung haben wir eine/n Datenschutzbeauftragte/n benannt, an die/den Sie sich jederzeit mit Fragen zum Datenschutz wenden können. Sie erreichen sie/ihn unter

Biehn und Professionals GmbH
Wiesenstraße 32
33397 Rietberg-Mastholte
Telefon: +49 (0) 2944 9797 10
E-Mail: datenschutz@biehn-und-professionals.de

Welche Daten werden verarbeitet? 
Die Nutzung von safe!hints erfolgt auf freiwilliger Basis. 

Bei der Meldung von Verstößen über „safe!hints" werden personenbezogene Daten (z.B. Name, Kontaktdaten, Fotos, gemeldeter Sachverhalt etc.)

•  der Person, die eine Meldung abgibt (hinweisgebende Person)
•  der von einer Meldung betroffenen Person (gemeldete Person)
• und der sonstigen, in einer Meldung genannten Personen (z.B. Zeugen und/Dritte)

die in das jeweilige Meldeformular eingetragen werden, verarbeitet. 

Wofür und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten? 
Die oben genannten Daten werden zum Zwecke der Aufdeckung und Prävention schwerwiegender Missstände und Vermeidung und Abwehr von besonders einschneidenden bzw. existenzbedrohenden Rechtsfolgen und Schäden sowohl für unsere Organisation (Strafverfolgung, Schadensersatzforderungen, Imageschaden, Aufsichtsmaßnahmen) als auch für unsere Mitarbeiter verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG. Im Falle einer Meldung nach LkSG ist die Verarbeitung rechtmäßig, da sie zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 8 LkSG erforderlich ist.

Wer erhält meine Daten? 
Im Rahmen der Prüfungen, Untersuchungen und zu treffenden Abhilfemaßnahmen kann es erforderlich sein, Informationen zu einem gemeldeten Vorfall an externe Berater (z.B. juristische Berater) oder an die zuständigen Behörden zu übermitteln. Personenbezogene Daten werden dabei nur offengelegt, soweit dies nach § 9 HinSchG zulässig ist. 

Die Infrastruktur des Systems, einschließlich Webseiten und Datenbank, wird von der Biehn & Professionals GmbH, Wiesenstraße 32, 33397 Rietberg-Mastholte, in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO betrieben, die wiederum einen spezialisierten Softwaredienstleister als Unterunterauftragnehmer einsetzt. Die Biehn & Professionals GmbH ist vertraglich zu strikter Vertraulichkeit und zur Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Anforderungen verpflichtet.

Welche Datenschutzrechte stehen Ihnen zu?
Sie haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten über die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten, haben Sie bei Vorliegen berechtigter Gründe, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, das Recht der Verarbeitung zu widersprechen (Widerspruchsrecht). Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, das Recht auf Löschung personenbezogener Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten, das Recht auf Datenübertragbarkeit. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Schließlich haben Sie die Möglichkeit einer Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in irgendeiner Weise verletzt worden sind.

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert? 
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Die Hinweise und Meldungen werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.